会议标题：简明扼要地概括会议主题，方便参会人员快速了解会议核心内容，如 “2024 年度项目进度汇报会议” 。

添加参会人员：可通过手动输入参会人员邮箱地址，或从联系人列表、团队成员列表中选择。若需邀请外部人员参会，确保已开启外部人员访问权限，并准确填写其邮箱。此外，还可设置参会人员的角色，如 “演讲者” 或 “参与者” ，不同角色在会议中的权限有所不同。

设置会议时间和日期：合理规划会议时长和时间段，避免与其他重要工作安排冲突。若涉及跨时区参会人员，可点击 “显示更多选项”，选择 “跨时区”，并设置相应时区，确保时间显示准确。

添加会议位置：若会议包含线下环节，可在此处填写具体地址；纯线上会议则无需填写。

会议详细信息：在描述框中输入会议议程、背景资料、讨论要点等内容，帮助参会人员提前做好准备。例如，列出会议各环节的时间分配、汇报人及需重点讨论的问题。

添加到频道：若希望会议与团队频道关联，方便团队成员查看和讨论，可勾选 “添加到频道”，并选择对应的团队频道。完成设置后，点击 “发送”，系统将自动向参会人员发送会议邀请邮件。

硬件设备：确保电脑或移动设备的麦克风、摄像头、扬声器正常工作。可在 Teams 应用中进行设备测试，点击右上角头像，选择 “设置”，在 “设备” 选项卡中，分别测试麦克风、摄像头和扬声器。例如，对着麦克风说话，查看音量条是否有反应；开启摄像头，确认画面清晰；播放一段音频，检查扬声器是否正常发声。

网络连接：优先使用稳定的有线网络，若使用无线网络，确保信号强度良好。避免在会议期间进行大文件下载、在线视频播放等占用大量带宽的操作，防止网络卡顿。

点击邀请链接：直接点击会议邀请邮件中的链接，系统将自动打开 Teams 应用并进入会议。若未安装 Teams 应用，会提示下载安装。

在日历中加入：在 Teams 应用的 “日历” 中找到对应会议，点击 “加入” 按钮即可进入会议。

使用拨号加入：若网络环境不佳或设备不支持，可使用电话拨号加入会议。在会议邀请邮件中，会提供会议的拨号号码和会议 ID，拨打该号码并输入会议 ID 即可接入会议，但此方式无法使用视频功能和部分协作功能。

静音与解除静音：为避免背景噪音干扰，参会人员进入会议后建议先将麦克风静音。如需发言，点击 “取消静音” 按钮即可。主持人有权静音 / 解除静音所有人，当会议中噪音较多时，主持人可点击 “管理参与者”，选择 “全部静音”，快速控制会议音频环境。

视频开启与关闭：点击 “开启 / 关闭视频” 按钮，可切换视频状态。在展示个人形象或进行互动交流时，建议开启视频；若网络不稳定或无需展示视频，可关闭以节省带宽。

共享屏幕：这是 Teams 会议的核心功能之一。点击会议窗口底部的 “共享” 按钮，可选择共享整个屏幕、特定应用窗口或文档。例如，汇报人员可共享 PPT 演示文稿，进行讲解；技术人员可共享特定软件窗口，演示操作流程。共享时，还可选择是否共享音频和开启 “旁白” 功能，方便参会人员理解。

聊天互动：会议窗口底部的 “聊天” 框支持文字交流。参会人员可在此发送消息、提问、分享链接等。使用 “@提及” 功能，可定向通知某位参会人员查看消息。此外，主持人和演讲者还可开启 “问答” 或 “投票” 功能，增强会议互动性，收集参会人员意见。

录制会议：主持人点击 “录制” 按钮，即可开始录制会议内容。录制的视频将自动保存到团队的 OneDrive 或 SharePoint 站点中，会议结束后，系统会生成链接并发送给参会人员，方便他们后续回顾。

实时字幕与翻译：在会议设置中，开启 “字幕” 功能，系统将自动生成实时字幕，方便听力障碍人员或在嘈杂环境中的参会人员理解会议内容。同时，Teams 还支持多语言实时翻译，可在字幕设置中选择目标语言，实现跨语言沟通。

管理参与者：主持人可在 “管理参与者” 界面查看参会人员列表，对人员进行静音、解除静音、移出会议、更改角色等操作。还可点击 “锁定会议”，禁止新成员加入，确保会议安全和秩序。

批注与标记：在共享屏幕时，主持人和参会人员可使用 “批注” 工具，在共享内容上进行标注、书写、圈画等操作，突出重点内容，方便讨论和交流。

协同编辑：对于 Office 文件（如 Word、Excel、PowerPoint），支持多人同时在线编辑。在共享文件时，参会人员可直接在文件中修改内容，操作实时同步，提升协作效率。